[북리뷰] 일의 80%를 줄이는 방법 - 이다 요시히로

출처 : 교보문고

 

 

안녕하세요! 담꾸입니다.
오늘 소개할 책은 이다 요시히로 저자의 『일의 80%를 줄이는 방법』입니다.
 
요즘 업무를 효율적으로 하는 방법에 대해서 고민을 하던 중입니다. 똑같은 방식으로 일하기보다는 아주 조금씩이라도 개선하면 더 좋지 않을까? 라고 말입니다. 그러던 중 도서관 신간도서에서 눈의 띈 이 책을 들고 왔습니다. 

 

아래는 몇 가지 도움이 될 만한 내용을 적어보았습니다. 

 

책상 전화기 코드를 뽑는다.
팀 내 의사소통을 할 때 일반 연락은 메일로, 중요성이 높지 않으나 확인이 필요한 사항은 채팅으로 해달라고 양해를 구했다. 그리고 긴급하거나 즉시 답변이 필요할 때만 휴대전화로 연락하도록 팀원들에게 부탁했다. 이 경험이 업무 방식을 바꾼 중요한 전환점이었다.

업무의 80%를 줄이고 나머지 20%에 집중하는 것을 목표로 한다.
1. 일의 80%를 줄이는 사고방식
2. 하지 않을 일 목록 만들기
해야할 리스트보다 하지 않을 리스트를 작성해본다.

아이젠하워 매트릭스
일을 중요도와 긴급성에 따라 4가지로 나눈 것

장점/단점 배열하기
합리적인 선택을 하고 싶을 때

효율화를 추진하는 ECRS 4단계
E(Eliminate 삭제) : 의미없는 회의 중단, 서랍에 필요하지 않은 물품 정리, 사용하지 않는 서비스 해약, 이유없이 해온 정보 수집 그만 두기
C(Combine 결합)
R(Rearrange 재배열)
S(Simplify 간소화)

SMART 목표 설정 기법
S(Specofic 구체적이다)
M(Measurable 측정할 수 있다)
A(Achievable 달성할 수 있다)
R(Related 목표와 관련성이 있다)
T(Time-bound 시간제한이 있다)
예시 :  나는 매일 5km씩 걸음으로써 5개월 후인 3월 말까지 체중을 5kg 감량한다.

 

우선 일의 중요도와 긴급성에 따라 4가지로 나눈 것이 성공하는 사람들의 7가지 습관의 저자 스티븐 코비가 만든 것이 아니라 미국의 대통령 아이젠하워가 만든 것을 알게 되었습니다. 

 

장점과 단점을 배열하는 것에 대해서는 최근 '술을 끊을까?'라는 고민을 접목해서 적어보기도 했습니다. 

① 술을 먹는 것의 장점 : 인간관계 형성, 정보 소통, 스트레스 해소 
② 술을 먹는 것의 단점 : 돈과 시간의 낭비, 잦은 모임이나 과음으로 인한 가정의 평화 저해, 건강 훼손

 

ECRS 단계에서는 나에게 삭제해야할 것은 무엇일까? 잠시 고민해보기도 했습니다. 

 

SMART 목표 설정 방법을 보고 곧 다가올 2025년 목표를 이 목표 설정 기법으로 정해보기로 했습니다. 
단순한 비전은 어휘로 표현하고, 실천 하고자 하는 목표를 구체적으고 세부적으로 정해보는 것입니다.  
장점과 단점을 배열했던 '나는 2025년에 술을 먹지 않는다!' 라고 정할까 싶다가도 지킬 수 있을까 의심이 되고 자꾸 망설여지네요.. 

저자는 타인에게 인정받고 싶은 마음(약속의 위력)을 이용하라고 했습니다.
예를 들어 '나는 내 가계를 차릴 생각이야'
'나도 이제 슬슬 돕릭하여고 생각 중이야' 등 자기 생각을 남에게 전함으로써 행동의 원동력으로 이어진다고 말이죠.

 

'나 이제 슬슬 술을 끊어볼 생각이야' 우선 이런 말을 하고 다녀봐야겠습니다.
'왜?' 라고 묻는다면?
① 20년 넘게 먹었왔으니 이제 그만 먹을 때도 된 것 같아.
②  이제 몸이 못 버티는 것 같아.
③ 무엇보다 언제부턴가 그 시간과 돈이 모두 아까워졌어.

 

2025년 목표 설정은 조금 더 차분히 고민해봐야겠습니다. 혼자만의 충분히 사색의 시간을 가지며 정리해야겠습니다.

 

여러 업무를 오가면 지친다. 전환 과정을 줄여야 한다. 
무언가를 검색하다가 관련 링크를 줄줄이 여는 경우도 있다.
브라우저 탭을 여러개 열어두는 것도 전환비용이 들어가는 것과 같다. 멀티태스킹은 효율적이지 않다. 

전환 비용을 줄이는 방법
1. 방해요소를 제거한다. (예시:SNS 등)
2. 20분 규칙을 설정한다. (예시:타이머 20분)
3. 같은 종류의 작업은 모아서 한다. (예시: 메세지확인 시간 정해두기 )
4. 갑자기 떠오른 생각은 메모해두고 나중에 처리한다. 

내일 할 일은 전날 밤에 준비해둔다

작업 가시화 방법 / MECE - 빠지지 않고 겹치지 않게
M(Mutually 서로)
E(Exclusive 중복없이)
C(Collectively 전체적으로)
E(Exhaustive 누락없이)

WBS - 최종목표부터 분해해 알아보기 쉽게
W(Work 작업을)
B(Breakdown 분해해)
S(Structure 구조화)

'평가'나 '성과'는 상대방에게 맡긴다.
이와 함께 타인에게 멋대로 기대하지 않는다.

자투리 시간 활용법
하루 계획을 '15분 단위'로 세우고 기록하기

1분 만에 재충전하고 집중력을 회복하는 방법
그저 눈을 감고 심호흡을 하는 것 

템플릿과 포맷을 많이 이용하라
메세지를 작성할 때 자주 사용하는 표현이나 구성을 양식화해 저장해둔다. 

빠른 답변이 가능하도록 '자주쓰는 문구 등록'을 한다. 
자주 쓰는 말을 단축어로 미리 등록한다.
아 : 안녕하세요
자 : 잘 부탁드립니다
가 : 감사합니다
회신불필요 : 아무 문제가 없다면 회신하지 않으셔도 됩니다. 감사합니다.

스마트폰이 우리 생활을 바꾼 것처럼 'AI기술'도 잘 사용하면 할 수록 업무 시간을 대폭 줄일 것이다.

 

저자가 권장하는 템플릿과 포맷을 이용하라는 부분은 제가 업무 방법으로 사용하는 것 중 하나였습니다. 방법 자체가 참신하다기보다는 실천을 하느냐가 중요해 보입니다.

사실 대부분의 일본 책은 실망한 경우가 많았습니다. 뻔한 말을 굳이 하고 있다고 느껴지는 경우가 많았기 때문입니다. 이 책 역시 그런 느낌은 다분하지만 그래도 건질거리가 있었다고 생각합니다.

맹맹한 된장국을 휘저어보니 그래도 먹을 만한 건더기가 있었던 경험처럼. 

 

이상으로 이다 요시히로 저자의 『일의 80%를 줄이는 방법』 북리뷰였습니다.